Datenschutzerklärung der BSG Alsdorf 1959 e.V.

Präambel

Die BSG Alsdorf 1959 e.V. (im weiteren „Verein“ genannt) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein  verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Rehasport sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder und Rehasport-
      Teilnehmer  

1.  Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen.
 Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der
 Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt. 

2.  Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein
 insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder und Rehasport-Teilnehmer:
 Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl,
 Ort), Geburtsdatum, Gesundheitsdaten, Datum des Vereinsbeitritts,
 Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die
 Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und
 E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und
 Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3.  Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder Rehasport-Teilnehmer an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1.  Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden
 personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht
 und an die Presse weitergegeben.

2.  Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen
 stammen:
 Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung,
 Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.

3.  Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher
 Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer
 Einwilligung der abgebildeten Personen.

4.  Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des
 Vorstands und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname,
 Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1.  Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen
 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern,
 Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige
 Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten
 personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2.  Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder
 nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person
 vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von
 Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der
 Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3.  Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
 satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung
 einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu
 beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen,
 Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das
 Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine
 Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck
 verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1.  Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen
 E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation
 ausschließlich zu nutzen ist.

2.  Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem
 ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private
 E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu
 versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1.  Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung
 und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Administrator der
 Homepage. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter
 Öffentlichkeitsarbeit (1. Vorsitzender), den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung
 (Geschäftsführer) und den Administrator vorgenommen werden.

2.  Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der
 Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten
 verantwortlich.

3.  Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener
 Internetauftritte (z.B. Homepage) der ausdrücklichen Genehmigung des
 Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts
 haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu
 benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit
 weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und
 Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der
 Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines
 Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist
 unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1.  Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer
 jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung,
 -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2.  Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere
 gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie
 in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 14.11.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung und Bekanntgabe an alle Vereinsmitglieder (gegen Unterschrift) in Kraft. Dies erfolgt zeitnah bis spätestens zur nächsten Jahreshauptversammlung 2019 (März 2019).